Smart working ai tempi del coronavirus: domande e risposte

Il coronavirus sta obbligando tantissimi lavoratori a lavorare da casa. Ecco 7 domande e risposte utili per affrontare al meglio questo delicato momento.

1. Per chi è abituato ad andare in ufficio e, a causa del coronavirus, si trova a lavorare da casa, quali sono le difficoltà maggiori che potrebbe affrontare? In che modo superarle?

La più grande difficoltà è quella di doversi abituare ad un nuovo modo di lavorare cambiando le proprie abitudini giornaliere e, talvolta, anche gli strumenti che si hanno a disposizione. Infatti, sono ancora pochissime le aziende che, in Italia, fanno regolarmente smart working e l’emergenza del Coronavirus che ha colpito tutta Italia, ha costretto diverse realtà a correre ai ripari senza, però, avere gli strumenti (digitali e non) che possano supportare lo smartworking. Per questo motivo, chi oggi sta lavorando da casa per cause di forza maggiore può trovarsi in difficoltà perché non era abituato a farlo prima, oltre che deficitario di qualche strumento o software che rimane accessibile solo dall’azienda. Superati questi problemi “tecnici”, però, sono fermamente convinta, e le ricerche internazionali mi danno ragione, che i vantaggi dello smart working sono superiori dei suoi svantaggi, specie per le mamme lavoratrici.

2. Perché anche in questi casi avere una routine è importante per il nostro benessere emotivo e psicofisico?

La cosa più bella dello smart working è il fatto di potersi creare una routine affine alle necessità proprie e della propria famiglia (ovviamente se il tipo di lavoro lo consente). Se, per esempio, una persona si alza presto al mattino ed è produttiva può benissimo decidere di lavorare in quel momento. Conosco, infatti, donne (soprattutto mamme) che iniziano a mandare email alle 6 del mattino essendo molto produttive in quella fase della giornata. Altre persone, invece, sono più produttive la sera dopo cena. Questa elasticità oraria non sarebbe fattibile in azienda, perché esistono poche realtà che aprono gli uffici alle 6 del mattino o che li chiudono alle 10 di sera. Il mio consiglio è quello di gestire la propria routine in base alla propria produttività e alle esigenze personali. Noi donne siamo bravissime a gestire al meglio la nostra to do list e dimostreremo così che lo smart working, non solo aumenta la produttività e le performance, ma migliora anche la motivazione e, nel complesso, il benessere psicofisico del dipendente, a vantaggio, in ultimo, dell’azienda stessa.

3. Quali sono i consigli per non lasciarsi vincere dalla pigrizia e prendersi cura del proprio benessere psicofisico anche da casa? Cosa potrebbe aiutare in questi casi per mantenere alta la produttività?

Una delle cose che spaventa di più le aziende nel concedere lo smart working è la paura che le persone a casa si distraggano o facciano altro piuttosto che lavorare. Certamente esiste questa possibilità ma credo che stia tutto nel buon senso della singola persona dimostrare con le prove non solo che questa paura è infondata ma che ciò che accade è l’esatto contrario. Mi capita spesso di andare in azienda a fare consulenza di Neuromanagement e ti porto l’esempio di una manager molto brava nel suo lavoro che non può fare smart working perché il suo responsabile non vuole. Mi faceva presente che, per andare al lavoro, ci impiega un’ora ad andare e un’ora a tornare, due ore che potrebbero essere impiegate a lavorare se potesse fare smart working anche solo un paio di volte a settimana. Ho contattato questa manager proprio ieri ed è felicissima di poter dimostrare al suo responsabile, in questa situazione d’emergenza, che lo smart working è un’opportunità incredibile per aumentare produttività e motivazione. Oggi lei sta lavorando due ore in più, esattamente quelle due ore che lei passava in auto per andare e tornare dal lavoro.

4. Lavorare da casa significa anche non avere contatti dal vivo con i colleghi. Cosa potrebbe essere utile in questi casi fare per superare questa difficoltà?

Questo è sicuramente uno svantaggio dello smart working ma, per fortuna, viviamo nell’epoca digitale dove esistono tantissime possibilità per entrare in contatto diretto con colleghi, clienti e fornitori attraverso le videoconferenze. Io stessa le utilizzo moltissimo perché sono facili da fare ed evitano, anche in questo caso, i tempi e i costi di spostamento (e la benzina costa!), a tutto vantaggio dell’azienda e dell’ambiente.

5. Chi non è abituato a lavorare da casa in questi giorni potrebbe ritrovarsi a fare i conti con la distrazione (per esempio le faccende domestiche da fare potrebbero distrarlo dal lavoro). Cosa può essere utile in questi casi?

È utile essere consapevoli di ciò che ci può distrarre e trovare il modo per “farci distrarre” quando facciamo una breve pausa. Se, per esempio, so che devo fare una videoconferenza di un’ora e poi mi prendo una pausa caffè, posso anche farla una lavatrice (tanto per caricarla ci vuole un minuto e, se si considera che chi fuma si prende più di un minuto di pausa al giorno non è di sicuro la lavatrice che fa la differenza!). Poi, per esempio, durante la pausa pranzo (sfruttando il fatto che si mangia a casa e si risparmia quindi il tempo di dover uscire dall’ufficio per andare a mangiare) si può utilizzare qualche minuto per stendere. Tutte queste attività fatte durante le pause legittime del lavoratore, sono un modo per ottimizzare i tempi anche per i lavori domestici evitando, però, di distrarsi mentre si sta effettivamente lavorando. Se, invece, fosse la televisione il rischio “distrazione”, allora la forza di volontà è l’unica arma che una persona può avere per evitare di accenderla. Oppure, se il lavoro lo consente si può lasciare di sottofondo un po’ di musica, sempre se anche questa non distrae. Insomma, tutto dipende dalla singola persona. Io, per esempio, faccio spesso smart working con tv e musica accesa ma quando devo fare dei lavori di alta concentrazione spengo tutto, persino il cellulare!

6. Chi si ritrova a lavorare da casa in questi giorni e non è abituato potrebbe cadere facilmente nell’errore di non staccare mai da PC e lavoro. Perché è importante mantenere una routine e prendersi delle pause durante la giornata?

Ecco questa è un’altra ipotesi. Infatti, se da un lato lo smart working può aumentare l’effetto “distraibilità”, dall’altro può aumentare il rischio di “iper-produttività” (per la gioia delle aziende!). anche in questo caso, le pause sono doverose e legittime. Se si pensa di incorrere nel rischio di “non staccare mai”, è utile farsi una to do list giornaliera, oltre la quale cercare di non andare così da non esagerare.

7. Un ultimo consiglio

Questa emergenza può dare l'occasione a molti lavoratori di dimostrare ai propri responsabili che lo smart working è efficace perché aumenta le performance e la motivazione dello smart worker. Inoltre, diminuisce i costi del lavoratore e dell'azienda e... anche l'ambiente ringrazia!